Daten sind für KMUs das neue Gold

Von Kundendaten über Kaufverhalten und Logistikanalysen – Business Intelligence (BI) hält immer öfter Einzug bei Klein- und Mittelbetrieben.

BI Ergebnisse erzeugen manchmal Aha-Erlebnisse, vielfach auch: Warum haben wir das nicht schon längst gemacht? Das führt meist dazu, dass die Projekte in aller Stille und heimlich umgesetzt werden. Ein Beispiel: Die Überlegung eines mittelständischen Reiseunternehmens aus Oberösterreich (Name der Redaktion bekannt), von einzelnen Reisebuchungen auf eine eigene Kundendatenbank umzustellen, erwies sich als goldrichtig. Zuerst war aber die Überraschung groß, dass die Datenkonsolidierung von rund 70.000 Reisebuchungen zu „nur“ 15.000 Kundendatensätzen führte. Im Folgejahr wurde der Katalogversand aus Sicherheitsüberlegungen deshalb nur halbiert, brachte aber dieselben Buchungszahlen. Und aufgrund einer detaillierten Analyse des Buchungsverhaltens kam dann noch die Spezialisierung auf Familienreisen, was weitere Ersparnisse bei der teuersten Kostenposition, dem Katalogversand, brachte (kein Druck, keine Versand- und keine Rückläuferkosten). Aufgrund der Datenmenge musste keine neue Software angeschafft werden, die bestehende Standardsoftware reichte aus. 

Rund zehn Personentage um knapp 10.000 Euro brutto wurden in Makroprogrammierung gesteckt, damit die Anpassung und Bedienung für den hauseigenen EDV-Mitarbeiter leichter fällt. Durch die Kosteneinsparung war das im ersten Jahr wieder zurückverdient.

Über ein Drittel der KMUs nutzt BI

Wichtigster Entscheidungspunkt ist laut KMU-Studie 2015 der Preis für die Software. Warum also nicht kostenfreie Open-Source-Software einsetzen? Eine Lücke, in die z. B. Pentaho.com gestoßen ist. Pentaho ist eine Sammlung von Business-Intelligence-Software, die in einer Basisversion Open-Source ist. Weltweit gibt es zertifizierte Partner, in Österreich z. B. die it-novum.at, die für eine Anpassung an die (EDV-)Gegebenheiten im eigenen Unternehmen sorgen. Kos­ten fallen dann eben nur für die Anpassung des Programms an, der Kunde erspart sich in der Basisver­sion Kosten für Lizenzen. Ein, zwei Programmiertage für die Importschnittstellen und dasselbe nochmals für erste schöne Grafiken plus zwei, drei Tage für die Inf­rastruktur. Mehr als eine gute Woche sollte der Aufwand für erste Kundendatenanalysen nicht dauern und mit durchschnittlichen Tagsätzen darf das nicht mehr als 7.500 Euro kosten. 

Und sollte die Basisversion nicht mehr ausreichen, kann auf mehr Leis­tungsumfang upgegradet werden. Die Analyse eines Unternehmensnewsletters mit rund 30.000 Empfängern ist dann in wenigen Stunden, mit Test in rund einem Arbeitstag erledigt. Wer hat den Newsletter wann geöffnet, wer hat welche Inhalte angeschaut und auf welche Links geklickt? Auf welchen Endgeräten z. B. wurde der Newsletter gelesen? In diesem Fall waren es genau fünf von 30.000 Kunden, die einen exotischen Browser genutzt haben. Deshalb wurde die Entscheidung getroffen, diesen Browser zukünftig nicht mehr zu unterstützen und lieber eine bessere mobile Version zu programmieren –  der neue bessere Newsletter wurde von zehn Prozent mehr Kunden gelesen.

Mit einem Partner wie der Leondinger ACP-Tochter Cubido können die Themen breit abgedeckt und aus einer Hand gelöst werden. Als Microsoft-Gold-Partner werden vor allem integrierte Lösungen gesucht und keine Inseln angeboten. IBM selbst hat sich 2007 den kanadischen BI-Anbieter Cog­nos gekrallt, der vor allem mit der Voraussage von Kundenverhalten, der Predictive Analysis, neue Kundenzugänge schaffen will.

Einsatzfelder von BI

Laut Branchenanalyst Gartner wird BI vor allem für Controlling-Zwecke  vom Management und Vertrieb eingesetzt. Dabei wird mehr als die Hälfte in (his­torischen) Reports investiert und die andere Hälfte in Forecasts, Planung und Budgetierung. Kein Wunder, dass deshalb MS Excel in der Spitzengruppe der BI-Software zu finden ist (neben MS SQL Server, SAP und Cognos). 

Und die Zukunft scheint für die Anbieter rosig, denn mehr als die Hälfte der BI-losen KMUs plant einen Einsatz von BI-Software. Der weltweite Markt dafür ist von 2015 auf 2016 um 1,21 auf 17,4 Milliarden US-Dollar gewachsen, Tendenz weiter steigend.

Aber nicht jedes Tool ist für die Bedürfnisse der eigenen Branche oder Firma geeignet. Deshalb laden die Anbieter zu zahllosen IT-Frühstücken und Roadshows, wo Funktionen und Möglichkeiten der Software probiert werden können. Spannend auch der Arbeitsmarkt für BI-Analysten, die teils händeringend gesucht werden – ein Zeichen für einen sicheren Wachstumsmarkt.


Digitaler Datenmist

Wie wahr ist der Spruch bei der Datenqualität: „Garbage in – garbage out“. Wenn Sie aktuell einen Datenmist haben, dann haben Sie in Zukunft einen digitalen Datenmist. Vor dem Einsatz von Analysesoftware wie BI muss das Großreinemachen bei den zugrundeliegenden Daten erfolgen. Seriöse BI-Anbieter schauen jedenfalls auf Ihre Datenqualität, damit das spätere Analyseergebnis hält, was es verspricht. Wie in einem Bergwerk muss man zuvor durch viel totes Gestein, um an die wertvollen Rohstoffe zu kommen. Ein simpler Adressdatencheck auf Zustellbarkeit (Post oder Adressverlage) kostet ab 1.000 Euro, das ist meist weniger als die Kosten für nicht zustellbare Kunden-Mailings.

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