Wozu noch die Zettelwirtschaft?

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sorgen auch in Klein- und Kleinst­betrieben für geringere Kosten, höhere Effizienz und mehr Zufriedenheit.

Die Umstellung auf ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist der erste Schritt für digitale Workflow-Lösungen – auch und gerade für KMU. (Foto: HP - Hewlett Packard)

Trotz aller Digitalisierung gibt’s im Büro oder bei Selbständigen immer noch eine Zettelwirtschaft, die es einfach und sicher zu verwalten gilt. Bei Großunternehmen sind da meist professionelle Lösungen im Einsatz, die für das typische KMU zu aufwendig und teuer sind. Bei SAP Concur können z.B. die Reisekostenbelege am Smartphone gescannt und in die Buchhaltung weitergeleitet werden. Bei KMU springen Lösungen der Druckerhersteller in diese Lücke, die ihren Drucker samt Scanner – das Multifunktionsgerät („MuFu“) für den digitalen Workflow – aufrüsten.

Kosten runter, Zufriedenheit rauf

Laut dem jährlich erscheinenden Canon Office Insights Report planen aktuell 45 Prozent der Unternehmen in Dokumentenworkflows zu investieren, eine klare Ansage an die Steigerung der Effizienz. Laut der deutschen Bitkom wiederum digitalisieren immer noch 26 Prozent der (deutschen) Firmen kein einziges Dokument. Beraterstudien und Anwenderberichte zeigen nachweislich, dass nach der erfolgten Umstellung auf digitale Workflows die Zufriedenheit bei Unternehmern, Mitarbeitern und Kunden steigt, auch weil die Effizienz steigt und Kosten gespart werden.

Der erste Schritt, das DMS

Die Umstellung auf ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist der erste Schritt für digitale Workflowlösungen. Doch Moment, warum Umstellung? Ich habe doch kein DMS im Einsatz? Stimmt so nicht, denn auch die Belege im Schuhkarton für den Steuerberater oder die unsortierte Ablage in einer Hängeregistratur sind ein DMS – allerdings altvatrisch, wenig effizient und durchorganisiert. Bis zu 120 Euro kann die Suche nach einem Dokument in einem analogen System kos­ten, im Schnitt sind sechs Prozent der Dokumente unauffindbar, sagt Bitkom.

Kosten, denen die Investition von schon mal 5.000 Euro in ein DMS für 20 Benutzer gegenübersteht. Für KMU sind da monatliche Nutzungsgebühren für DMS mit fünf bis zehn Euro per User sinnvoller. Oftmals vergessen nämlich gerade Einzelunternehmer und Selbständige, die z. B. am Wochenende oder abends ihre Buchhaltung und Korrespondenz machen, diese Zeitaufwände zu kalkulieren. Ein DMS kann hier letztlich auch zu mehr (Frei-) Zeit und Lebensqualität führen. Last, but not least ist für viele KMU die rechtskonforme Datenspeicherung (DSGVO, Compliance etc.) der Anlass, nun endlich auf ein DMS umzusteigen.

Was macht Sinn?

Aber wie immer gilt es vorher zu klären, was denn nun genau für den eigenen Anwendungsbereich Sinn macht. Allein bei „Scan to“, also dem Einscannen und Weiterschicken eines Dokuments, gibt es zahlreiche Optionen. Wo möchte ich, dass mein Dokument landet? Soll der Beleg in die Buchhaltung oder direkt zum Steuerberater? Möchte ich die Kundenbriefe in meiner Cloud, auf dem FTP-Server oder direkt ins Microsoft-Programm Sharepoint oder in die Teamsoftware Slack eingespielt bekommen? Und soll der Stapel an Dokumenten getrennt werden, was z. B. bei der Eingangspost sinnvoll ist, bei Reiseabrechnungen aber wieder nicht. Zusätzlich gibt’s noch Barcode-Erkennung und OCR-Unterstützung, also das Auslesen des am Dokument angedruckten Barcodes bzw. bei OCR wird der eingescannte Text lesbar gemacht, kann also aus dem PDF, das meistens produziert wird, als Textfile ausgelesen werden.

Die richtige Entscheidung

Allein im deutschsprachigen Raum gibt es mehr als 500 Lösungen von über 150 Anbietern, da ist es nicht leicht, den Überblick zu bewahren. Online-Vergleichsseiten wie www.dmsfuehrer.at oder www.dmskompass.at führen in einem Frage-Antwort-Spiel zu geeigneten Lösungen und regen vor allem zum Überdenken der eigenen Prozesse an, wenn etwa gefragt wird, ob die Dokumente zukünftig auch mobil zur Verfügung stehen sollen. Was spricht dagegen, bei einer Zugfahrt mobil Dokumente zu prüfen und freizugeben? Nichts, denn mit einer gesicherten Cloud können auch vertrauliche Dokumente gesichert mobil verarbeitet werden. So kann der vor Ort tätige Handelsvertreter seine Belege mit dem Smartphone abfotografieren (= digitalisieren) und im definierten Workflow weiterleiten. Da ist es dann leichter, bei Branchenlösungen zu prüfen, ob die eigenen Arbeitsabläufe nicht optimierbar wären, im Sinne eines Benchmarking, was andere Firmen hier tun.

Längst hat die Digitalisierung auch im Gesundheitswesen abseits von Elga und Co. Einzug gehalten. Mein letzter Zahnarztbesuch wurde übers Internet gebucht und ich konnte schon angeben, warum ich denn kommen werde. Aufgrund meiner Angaben wurde dann der Behandlungsablauf in der Ordination mit Mundhygiene, Röntgen und dann Behandlung im „Raum 2“ eingeplant und zu meiner großen Freude auch pünktlich eingehalten. Kein volles Wartezimmer, keine Wartezeiten mit der Geräuschkulisse von Bohrern aus dem Behandlungsraum. Die Assistentinnen und der Arzt selbst arbeiten auf speziellen Tablets, ich kann mir die Infos auf meinem Handy anschauen.

Standard-DMS-Funktionen

  • Das Epson Paket Dokument Capture Pro gibt’s kostenlos als Add-on zum Epson-Drucker, ein Self-Developer Kit für die Anbindung an die Cloud oder ans DMS ist ebenso dabei.
  • Beim Druckerhersteller Ricoh gibt es neben den DMS-Funktionen als Add-on-Angebot das Nachscannen aller Papieraktenbestände als Dienstleistung.
  • Canon setzt auf Therefore, das gibt’s als Personal-Edition für Klein- und Kleinstunternehmer ab einem Anwender bis hin zu 10.000 Nutzern. Mit dabei wahlweise eine cloudbasierte Datensicherung und der Verrechnung auch als monatliches Mietmodell, Kos­ten, wie immer, „auf Anfrage“.
  • Bei Brother ist es das Solutions-Interface (BSI), eine programmierbare Schnittstelle, über die es Drittanbietern möglich ist, individuelle, auf Firmenbedürfnisse abgestimmte Lösungen in die Brother-Geräte zu integrieren.

Dabei darf nicht vergessen werden, dass Dokumente nach der Digitalisierung noch beschlagwortet werden müssen. Deshalb teilen viele Unternehmen in alte und neue Welt ein und betreiben einen digitalen Workflow für aktuelle und zukünftige Dokumente und einen analogen – meist den bisherigen – Prozess für alte, archivierte Unterlagen.

Mit nur wenigen Handgriffen kann z. B. am Display des Abteilungsdruckers ein zusätzlicher Menüpunkt eingefügt werden. Neben Kopieren oder Scannen gibt’s dann einen Punkt „Rechnung“,  „Lieferschein“ oder „Spesenbeleg“. Im MuFu ist dann der Beginn des Workflows definiert, z. B. bekommt der gespeicherte Vorgesetzte, die Buchhaltung oder das Lager den Beleg elektronisch zur Weiterverarbeitung.

Dokumente mobil und auf der App

Einen Schritt weiter geht HP mit seinem Ökosystem Workpath (früher Jetadvantage), das aktuell mehr als 50 Apps für einen digitalen Workflow zur Verfügung stellt. Mit der App Concur z. B. können Belege und Spesenabrechnungen auf dem Drucker gescannt und weitergeleitet, mit Sage Intacct kann eine Papierrechnung digitalisiert und an eine versandbereite Bestellung angehängt werden. Wer als KMU das kos­tenlose Add-on von Microsoft Office „Teams“ oder Google Docs nutzt, kann direkt vom Drucker die Dokumente automatisch in den vorbestimmten Workflow zur weiteren Bearbeitung hochladen. Dabei ist der größte (Kos­ten-)Vorteil die Bereitstellung dieser Tools, z. B. durch den Fachhandelspartner via Cloud. Ein kostenintensiver Vor-Ort-Termin durch den Service­techniker entfällt. In der „Essential“ Variante für KMU kosten solche Apps z.B. acht Euro pro User und Monat.

Fazit

DMS sind einer der Schlüssel für höhere Effizienz in der eigenen „Büroverwaltung“. Vor der Entscheidung für eines der vielen Produkte müssen zuerst die eigenen Prozesse hinterfragt werden. Bei den meisten Unternehmern macht die Trennung in alt – analog und neu – digital Sinn. Nachscannen und Beschlagworten nur dann, wenn diese Dokumente öfter benötigt werden. Wer Home Office, mobile Arbeiter und unterschiedliche Standorte anbinden will, kommt um ein DMS nicht herum und bestimmte Berufsgruppen wie Makler, Ärzte oder Treuhänder mit restriktiven gesetzlichen Regelungen sind erst mit einem DMS „compliant“. „MuFus“ sind zudem die All-in-One Lösung für Scannen, Kopieren, Drucken und Faxen.

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