Verflixte sieben Jahre

Sieben Jahre, mehr, weniger – wie lange muss man Unterlagen eigentlich aufheben?

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Gespräch eines Unternehmers mit dem Steuerprüfer: „Nachdem Sie nun meine Firma hinsichtlich der Jahre 2011 bis 2013 genau geprüft haben, kann ich diese Unterlagen gleich entsorgen, oder?“ „Nein, lieber nicht“, sagt der Finanzer. Warum eigentlich nicht?

Standard: sieben Jahre

Für Steuerpflichtige, die Bücher und Aufzeichnungen führen, besteht nämlich gemäß § 132 Abs. 1 BAO eine siebenjährige Aufbewahrungspflicht, die für sämtliche Buchhaltungsunterlagen (Konten, Belege, Geschäftspapiere, Schrift-, E-Mail-Verkehr, Registrierkassenstreifen, Inventurlisten, Fahrtenbücher etc.) gilt, unabhängig davon, ob zwischenzeitig eine Betriebsprüfung stattgefunden hat oder nicht. Der Fristlauf dieser gesetzlichen Aufbewahrungspflicht startet mit Schluss des Kalenderjahres, für das die Verbuchung vorgenommen worden ist bzw. auf das sich der Beleg bezieht. Bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr läuft die Frist vom Schluss des Kalenderjahres, in dem das Wirtschaftsjahr endet.

Angenommen das eingangs erwähnte Unternehmen bilanziert nach dem Kalenderjahr, dann sind die Geschäftsunterlagen des Jahres 2011 bis zum 31. 12. 2018 zu archivieren.

Fristverlängerung

Die Unterlagen sind über die siebenjährige Frist hinaus aufzubewahren, wenn sie in einem anhängigen Abgabenverfahren (Berufung bzw. Beschwerde, Betriebsprüfung) eine Relevanz besitzen. Außerdem verlangt § 212 Abs. 1 UGB, dass die Unterlagen am Ende der Sieben-Jahres-Frist dann weiter aufzubewahren sind, wenn sie für ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren, in dem Ihnen als Unternehmer Parteistellung zukommt, von Bedeutung sind.

Freilich werden Sie klugerweise auch bestimmte „Dauerbelege“, die für eine zivilrechtliche Beweisführung dienlich sein könnten (z. B. Arbeits-, Darlehens-, Miet-, Leasing-Verträge etc.) nicht dem Reißwolf zum Fraß vorwerfen.

22 Jahre für Grundstücke

Eine spezielle umsatzsteuerliche Vorschrift sieht einen besonders langen Aufbewahrungszeitraum vor: Gemäß § 18 Abs.10 UStG sind Aufzeichnungen und Unterlagen, die Grundstücke betreffen, 22 Jahre aufbewahrungspflichtig. Den Hintergrund dieser Pflicht bildet der Umstand, dass es mitunter zu einer Vorsteuerrückverrechnung kommen kann, wenn sich jene Verhältnisse ändern, die im Kalenderjahr der erstmaligen Verwendung für den geltend gemachten Vorsteuerabzug maßgeblich waren.

Ein Beispiel: Ein Unternehmen erstellt seine Bilanzen nach einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr, Bilanzstichtag ist jeweils der 31. 3. eines Jahres. Eine mit 11. 1. 2013 datierte Eingangsrechnung über einen Wareneinkauf ist bis zum 31. 12. 2020 aufzubewahren. Handelt es sich hingegen um eine Rechnung, die eine Liegenschaft betrifft (z. B. Erhaltungs- oder Herstellungsaufwendungen in Zusammenhang mit einem Betriebsgebäude), muss der Beleg bis zum 31. 12. 2035 (!) eingemottet werden.

Papier und Elektronik

Sie müssen Ihre Buchhaltungsunterlagen nicht in Papierform aufbewahren, es ist auch eine platzsparende elektronische Archivierung zulässig. § 132 Abs. 2 BAO erlaubt zur Erfassung von ursprünglichen Schriftstücken die Verwendung von Belegscannern, Mikrofilmen und Datenträger, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Soweit solche Unterlagen nur auf Datenträgern vorliegen, entfällt das Erfordernis der urschriftgetreuen Wieder- gabe.

Daten für Betriebsprüfer

Im Klartext heißt dies, dass alle Steuerpflichtigen, die über ein computergestütztes Rechnungswesen verfügen, dem Prüfungsorgan auf Verlangen Datenträger (z. B. CD, USB-Stick) mit den gespeicherten Buchhaltungsunterlagen zur Verfügung zu stellen haben. Auf diese Weise kann sich der Fiskus einer Prüfsoftware bedienen, die auf den Namen ACL (Audit Command Language) lautet und zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten bietet. Etwa die Vornahme von numerischen Schichtungen (z. B. Auflistung von Ausgangsrechnungen ab einem bestimmten Betrag), Feststellung von Nullwerten und Mehrfachbelegungen, das Erkennen von Lücken (z. B. fehlende Nummern von Ausgangsrechnungen), die Vornahme einer Vorsteuerkontrolle.

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